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考虑北京会议场地地点之前，如果有需要，会议专业人员应进行现场参观考察，以充分评估场地的会议空间、餐饮安排和客房。另一个任务是按照会议对场地的实际需求（通常会在招标书中支持），考察酒店场地的满足程度。

例如，当一个会议需要150间客房、一个举行全体大会的大宴会厅、12间休息室和满足客户需求的特殊食物选择时，会议专业人员就要在北京会议场地现场参观考察中一一核实这些指标。

酒店环境也必须符合客户的期望和风格。让会议参会者在选择的北京会议场地中感到舒适和安全是很重要的。会议专业人员也将确保会场工作人员的服务水平符合会议举办组织的标准。这种标准可能因会议和会议参与者的性质而有所不同。

例如，吸引了商业领袖的会议相比招待高中生的会议需要更高的服务标准。政治和经济形式的稳定性、任何安全问题及当地组织的支持都应当在北京会议场地实地参观中进行讨论。