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探访会议举办地和上海会议场地对会议专业人员来说是一个冗长而劳心的过程。进入合同阶段以前，有几个重要的因素是一名会议专业人员必须加以考虑和评估。了解和评价这些因素可以降低会议成本和增加会议场地的商业价值。

此外，如果酒店不能满足基本的空间需求或会议团体的最低预期，那么提前研究上海会议场地的空间、服务、设施和其他便利设施，可以大大节省会议专业人员的时间和精力。

·会议的目的和目标

会议专业人员不应该失去对会议目的和目标的关注。会议专业人员必须自问：“会议将要达到什么样的结果？”会议利益相关者考虑会议举办地或上海会议场地之前要先确定会议的目的。组织的文化能够决定这个过程。

除了回顾会议的目的和目标，会议专业人士还应该考虑进行任何可行的市场调研、编制会议预算和会议计划大纲。选择一个会议举办地和场地应该是一个战略决策，应在合同签订之前仔细考虑。